KPI ตัวที่ 2 (ต่อ)Tool

tool หรือเครื่องมือที่ใช้ในการหา Turn around time หนีไม่พ้นการนำเอาสถิติมาใช้ครับ ในกรณีของ pre-analytic time อาจจะต้องใช้เป็นแบบสอบถาม หรือ ต้องสร้างแบบฟอร์มการเก็บ TAT ขึ้นมาโดยแจงกระบวนการ/หรือขั้นตอนทั้งหมดของ pre-analytical process ออกมา โดยการเก็บจะใช้ตัวอย่างอย่างน้อย 20 ตัวอย่างขึ้นไป เพื่อที่จะสามารถนำมาคำนวณอย่างน้อยก็ใช้ t-test ก็ได้ครับ ซึ่งเมื่อทำเสร็จแล้วก็จะได้ TAT ณ เวลานั้นๆออกมา สามารถนำมาใช้เป็นเวลาที่ทำได้ในช่วงก่อนที่จะมีการปรับปรุงกระบวนการ (CQI process) ลองเอาไปทำดูครับ เอาแบบลูกทุ่งๆ นี่แหละยังดีกว่าไม่ได้ทำครับ

KPI ตัวที่ 2 (Turn around time)

ใน kpi ตัวที่ 2 ทางแล็บเราจะนำ Turn around time (TAT) หรือ ระยะเวลาในการทำแล็บ หรือ ระยะเวลารอคอย แล้วแต่จะเรียก แต่ต้องกำหนดความหมาย หรือทำคำกับกับความหมายให้ชัดเจน เพื่อจะได้นำไปใช้วัดได้อย่างเป็นรูปธรรม
ในที่นี้ จะให้ความหมาย Turn around time คือระยะเวลารอคอยผลแล็บตั่งแต่ผู้ป่วยนำใบสั่ง หรือ ออเดอร์แล็บมายื่นให้เจ้าหน้าที่ทางห้องแล็บจนถึงผู้ป่วยได้ผลแล็บ ถ้าจะให้พูดแบบครอบคลุมกล่าวคือ pre-analytic, analytic และ post analytical time
Pre analytical time ก็คือ ระยะเวลาที่ใช้ในการเก็บสิ่งส่งตรวจ ลงทะเบียน เจาะเลือด เก็บปัสสาวะ อุจจาระ หรือสิ่งส่งตรวจอื่นๆ
Analytical time ก็คือ ระยะเวลาที่ชาวเราทั้งหลายใช้ในการทำแล็บจริงๆ เช่นการนำซีรั่มเข้าเครื่องวิเคราะห์ การลงผล หรือการตรวจสอบผล กล่าวคือระยะเวลาทั้งหมดที่ใช้ในกระบวนการทำแล็บ
Post analytical time คือระยะเวลาหลังจากการทำแล็บเสร็จจนผลแล็บส่งถึงมือผู้ป่วย
แน่นอนครับว่าตัวชี้วัด TAT น่าจะเป็นตัวชี้วัดที่ดีในแง่การให้บริการที่รวดเร็ว ลดภาวะตึงเครียดในผู้ป่วยในการรอคอยผลที่ยาวนาน สร้างความพึงพอใจให้ผู้ป่วยได้ดีครับ
ส่วน tool ที่จะใช้ในการเก็บนั้นคราวหน้าจะมาเล่าต่อครับ

แนวคิดการจัดทำตัวชี้ัวัดที่หนึ่ง KPI Lab 1

กำลังจะเข้าสู่โค้งสุดท้าย ปลายปีงบประมาณแล้วครับพี่ๆน้องๆทั้งหลาย คงจะได้รู้แล้วครับว่า KPI (key performance index) ที่เราตั้งไว้ใช้ได้รึเปล่า ซึ่งสำหรับห้องแล็บผมผ่านมาครึ่งปีแล้วครับ กำลังจะใช้ KPI ที่ปรับปรุงครั้งก่อนมาประเมินหลังจากการทดลองนำมาใช้ครึ่งปีแรกไม่ประสบผลสำเร็จครับ ก็หวังว่าน่าจะนำมาใช้ประเมินข้าราชการที่เป็นลูกน้องได้ แต่กว่าจะนำมาใช้ได้การปรับจาก KPI 5 ตัวชี้วัดลดลงเหลือ 4 ตัวชี้วัด โดยที่ตัวชี้วัดของแต่ละตัวต้องตอบสนองในส่วนของ พันธกิจ และวิสัยทัศน์ ผมคงจะไม่พูดเรื่องวิสัยทัศน์ และพันธกิจ ของห้องปฎิบัติการ เพราะคิดว่าน่าจะคล้ายๆกัน แต่จะไปพูดถึง เครื่องมือ (tool) ที่จะนำมาใช้ผลักดันตัวชี้วัดให้ออกมาเป็นรูปธรรม

ผมจะยกตัวอย่างของ KPI ตัีวแรกในส่วนของห้องปฎิบัติการเรา คือปริมาณงานประจำที่ทำ ซึ่งดูเหมือนจะงานที่ง่ายที่สุด แต่ในทางปฎิบัติเนื่องจากงานในห้องปฏิบัติการมีความหลากหลาย จากแนวคิดวัตถุประสงค์ในการทำ KPI เพื่อนำมาเป็นตัวชี้วัดลงสู่ระดับบุคคลให้ได้ ซึ่งใครทำงานมากคนนั้นต้องได้ผลตอบแทนมากตาม

ผมขอยกตัวอย่างงานที่ได้ทำ งานจุลทรรศน์ศาสตร์คลินิค
งานประจำแล็ปตรวจทุกแล็ปที่อยู่ในงานจุลทรรศน์ (urinalysis, stool exam, cell count &cell diff etc.) นำมาทำการวิเคราะห์ค่างาน (job analysis)โดยใช้หน่วยของการวิเคราะห์ค่างานเป็นแบบ การถ่วงน้ำหนัก (อาจจะเป็นค่าที่สมมุติขึ้น แต่ในกรณีนี้จะค่าเป็นระยะเวลาที่ใช้ในงานชิ้นนั้นๆ) โดยต้องได้รับการยอมรับจากผู้ร่วมปฎิบัติงานนั้นๆ ซึ่ีงอาจจะต้องหาเวลามาตรฐานซึ่งต้องเป็นที่ยอมรับทั้งผู้ปฎิบัติทั้งหมด ขอย้ำว่าทั้งหมดนะครับ
เช่นในการวิเคราะห์งาน urinalysis พบว่ามีขั้นตอนดังนี้
1 ตรวจสอบความถูกต้องของสิ่ิงส่งตรวจ กับใบนำส่ง ใช้เวลา 15 วินาที
2 นำสิ่งส่งตรวจเข้าเครื่องวิเคราะห์ urine chemical strip ใช้เวลา 20 วินาที
3 นำปัสสาวะไปปั่น ใช้เวลา 5 วินาที
4 นำตะกอนปัสสาวะไปตรวจ urine sediment ใช้เวลา 45 วินาที
เป็นต้น ซึ้งสามารถนำไปใช้กับงานทุกชนิด หรือทุกชิ้นที่อยู่ในห้องแล็บของเราครับ

แล้วนำค่างาน ในที่นี้ขอเรียกว่าเวลาที่ใช้ในการทำงานชิ้นๆนั้นๆมาคูณกับปริมาณงานที่บุคคลๆนั้นปฏิบัติได้ในแต่ละวัน ซึ่งเราก็จะได้ค่างานของแต่ละวันออกมา ซึ่งในการวิเคราะห์งานเพื่อหาภาระงานที่เพิ่มขึ้น (Workload) จะใช้ระยะเวลาในการปฏิบัติงานแต่ละวันเท่ากับ 6 ชั่วโมง ถ้าค่างานที่ทำได้ในแต่ละวันเกิน 6 ชั่วโมงให้ถือว่ามีการเกิดภาระงานที่เพิ่มขึ้น

พอถึงตรงนี้แล้วเพื่อนๆพอจะเห็นอะไรบ้างรึยังครับ ในกรณีที่งานไม่เหมือนกันเราก็สามารถนำมาเปรียบเทียบกันได้แล้วครับ พอก่อนแล้วกัน คราวหน้าเราจะมาต่อกันใน KPI lab ตัวที่ 2